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Crie uma assinatura de e-mail profissional e elegante

A assinatura de e-mail é como um cartão de visitas. Se você envia um e-mail para alguém, a sua assinatura (informações no final do e-mail) precisam mostrar o quão profissional você/seu negócio é. Aprenda a criar uma assinatura de e-mail elegante e profissional nesse artigo.

Uma assinatura elegante pode ser aquele “empurrãozinho” que alguém estava precisando para conhecer melhor sobre você, sua empresa, seus produtos e serviços, e finalmente fechar negócio. Então, não perca tempo e crie logo o sua assinatura de e-mail profissional.

Para termos um modelo de assinatura elegante, precisamos levar em conta alguns fatores:

Imagem de perfil (avatar) de qualidade;
Imagem/logo da empresa;
Link de acesso às redes sociais (Facebook, Instagram, site, etc.);
Telefone e endereço;
Layout moderno e organizado;

Parece trabalhoso, mas ter uma assinatura de e-mail nesse nível não é tão complicado. Neste artigo, você vai aprender a ter uma assinatura super profissional e elegante, como esta abaixo:

Para chegar a esse resultado, vamos usar duas ferramentas excelentes:

Gravatar, para hospedagem gratuita da imagem de perfil e logo da da empresa;
Gerador de Assinaturas Gratuito do Hubspot, que fará todo o “trabalho pesado” por nós;

Passo a Passo

Imagens de perfil e da empresa

Primeiramente, precisamos ter um avatar (uma imagem do nosso perfil), precisaremos de um link para essa imagem. Apesar de ser possível usar a imagem de perfil do facebook ou linkedin por exemplo, a maneira mais simples e que não dá problemas é usar o serviço “Gravatar.com”, é um site onde cadastramos nossa imagem de perfil, e essa imagem pode ser usada em vários locais. Vários portais na internet verificam automaticamente se você tem uma imagem nesse site, se tiver ele busca de lá, facilitando nossa vida.

Acesse o site: https://br.gravatar.com/
Faça um cadastro ou login (caso já tenha conta).
Obs: Se estiver fazendo um novo cadastro precisará fazer uma confirmação atavés de um link que é enviado ao seu e-mail.
Cadastro feito e confirmado, acesse o site novamente, faça login, acesse o menu “Meus Gravatars”;
Insira uma imagem de perfil. (Se não souber como inserir mais abaixo, demonstramos essa parte).
Exemplo de imagem inserida:
- Note que, no site, você pode cadastrar uma imagem de avatar para cada e-mail que você tiver. Você pode por exemplo, na mesma conta de usuário, cadastrar avatares diferentes para 2 ou mais e-mails.
Feito o cadastro da imagem, voltando ao menu “Meus Gravatars” clique em “View rating” (destacado na imagem acima). Você será redirecionado para a página abaixo, e poderá ver um link (URL) que dará acesso direto à imagem.
Copie a URL, cole no bloco de notas e modifique a última parte: troque o 80 por 130.
Esse “80” é o tamanho da imagem (altura e largura). Essa é outra grande vantagem do Gravatar, podemos especificar em qual o tamanho que desejamos usar a nossa imagem.
130 é o tamanho que vamos precisar no gerador de assinaturas.
Para testar, você pode abrir uma nova aba do seu navegador, colar URL dar Enter e ver como irá aparecer:
Como falamos anteriormente, você pode cadastrar uma imagem para cada email que desejar. Sendo assim, você pode repetir o passo usando algum outro e-mail, para cadastrar também a imagem de URL da sua empresa.
Para isso, volte ao menu “Meus Gravatars” e clique em “Add email address“, adicione um novo e-mail;
Após adicionar será enviado para você, um e-mail com um link para confirmação do cadastro.
Abra o email e clique no link para confirmar.
Você será redirecionado novamente para a página “Meus Gravatars” e já poderá ver seu e-mail:
Para adicionar uma outra imagem para o e-mail , clique em “Add a new image“, e em “Upload new” (ou alguma das outras opções) e faça o upload da imagem.
Ao fazer o upload você passará por uma tela onde poderá fazer ajuste e recorte da imagem.
DICA: Antes de fazer o upload, você pode usar um editor de imagem e já enquadrar com altura e larguras iguais, e cor de fundo que desejar.
- Ao concluir, clique em “Crop imagem“;
Você será redirecionado para a tela de “Classificação do avatar”. Essa classificação é usada para alguns sites saberem se podem ou não exibir o seu avatar (algo parecido com a classificação etária em filmes e séries).
Como estamos falando de foto de perfil e logomarca da empresa, podemos deixar a classificação padrão: “reted G – adequado para exibição em todos os sites com qualquer tipo de público.“.
- Clique em “Set Rating“
Na próxima tela será perguntado em qual e-mail você deseja associar, selecione o e-mail desejado e clique em “Usar para endereços selecionados“
Voltando à tela “Meus Gravatars” veja que a nova imagem já está associada ao outro e-mail:
Clique no novo email, para exibir as opções e clique em “View rating“, e você poderá ver o link (URL) que dá acesso direto à image:
Copie a URL para o bloco de notas, altere o final da URL (o tamanho) para 130;

Gerando a Assinatura de E-mail

Preparadas as imagens, agora vem a parte mais fácil. Como vamos usar o Gerador de Assinaturas do Hubspot, o procedimento a seguir será bem tranquilo.

Agora, acesse o link: https://br.hubspot.com/email-signature-generator

Selecione o modelo desejado. Aqui na Sismais, nós utilizamos o Modelo 1.

Acima do Modelo 1, tem o campo “Criado com o HubSpot“, se marcado ele irá exibir uma publicidade do Hubspot na sua assinatura de e-mail. Se não quiser manter, basta desmarcar:

Na aba seguinte, preencha os seus dados:

Conforme for preenchendo os campos, poderá ver uma prévia em tempo real.

Na aba seguinte, você irá as preferências de cores.

IMPORTANTE: As cores precisam estar sintonizadas com a identidade visual da sua empresa, e ao mesmo tempo precisam ser harmoniosas e não fortes demais. Teste várias cores e tons, até encontrar um modelo que se encaixe bem.

DICA: Uma vez que encontrar o padrão ideal de cores, guarde essas informações em algum documento que fique disponível para todos da empresa. Assim, toda vez que alguém precisar criar a assinatura ela seguirá o mesmo padrão. Você pode deixar anotados também os dados que são preenchidos por padrão: Links de redes sociais, site da empresa, telefones (caso a pessoa não deve usar o dela e sim o da empresa), e o endereço.
Essas anotações são muito importantes pois elas irão garantir que todas as assinaturas sigam um mesmo padrão de cores e de qualidade.

Por último, na aba seguinte, iremos inserir os links das imagens de perfil e logomarca da empresa, que geramos nos passos anteriores:

Ainda nesta aba, mais abaixo, há uma opção “Crie um CTA personalizado”. CTA em inglês significa “Call To Action”, em tradução livre: Chamada para ação. Trata-se da criação de um botão com link para alguma página que você queira.

Isso é opcional, e pode ser usado para reforçar a divulgação de algum produto.

No início do artigo, postamos uma imagem de uma assinatura, e ela contém o CTA “Conheça o Maxpró…” que é um botão com link para o site da Sismais, na página sobre o Maxpró ERP.

Após preencher todos os campos, clique em “Criar assinatura“.

Você será redirecionado para uma página, onde preencherá algumas informações adicionais (solicitadas pelo Hubspot). Preencha e clique em “Confirmar e enviar“.

Você verá uma previa final da sua assinatura, e três opções para copiar/usar a assinatura.

Copie a assinatura (opção recomendada)
Esta é a opção que copia todo o conteúdo da assinatura e permite que você cole no seu e-mail na tela de configuração de assinatura de e-mail.
Copie o código-fonte da assinatura
Copia o código html da assinatura. Use esta opção somente se seu provedor de e-mail permite colar conteúdo HTML na configuração da assinatura.
Envie por e-mail aos seus colegas
Essa opção permitirá enviar e-mail para outro membro da empresa com um link que irá facilitar a criação de uma assinatura seguindo o mesmo padrão. Você pode por exemplo, salvar esse link junto com os dados de cores e informações padrões da empresa, para facilitar toda vez que alguém precisar criar uma nova assinatura.

Selecione a opção “Copie a assinatura”, abra seu e-mail vá nas configurações de Assinatura de E-mail, e cole o conteúdo da assinatura.
Para ajudar o Hubspot fornece instruções de onde fica a configuração de assinatura nos e-mails: Gmail, Outlook, Yahoo Mail e Apple Mail.

Obs: Alguns provedores de e-mail podem não aceitar o conteúdo totalmente. Se isso ocorrer você precisará adaptar.a

Prontinho! Temos nossa assinatura super profissional, elegante e padronizada! \o/

Conseguiu criar sua assinatura seguindo as dicas acima? Conta pra gente ai.
Se esse artigo tiverem muitas dúvidas e comentários, quem sabe não fazemos uma vídeo aula no futuro? ;D

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Obrigado e até a próxima.