Manter as atividades fluindo bem na empresa é um verdadeiro desafio, não é mesmo? São muitos obstáculos diários para vencer e vários problemas para serem enfrentados. Mas, para isso, podemos contar com ferramentas bastante efetivas desenvolvidas por experts em gerenciamento de negócios. O mapeamento de processos é uma delas.
Neste post, vamos mostrar qual a importância desse recurso e também ensinaremos como montar o seu próprio mapa. Ficou interessado? Confira o conteúdo e entenda mais sobre o tema!
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é um recurso de gestão utilizado para representar o fluxo de trabalho no empreendimento. Essa ferramenta tem o objetivo de aumentar a compreensão de cada etapa do processo produtivo e maximizar o controle das variáveis e elementos em cada fase dos procedimentos.
Ela é muito importante para as organizações porque permite melhorar o desempenho geral da empresa, reduzir custos e desperdícios, eliminar tarefas desnecessárias, evitar atrasos, minimizar os erros e o retrabalho, padronizar procedimentos e otimizar o controle e o monitoramento.
Como fazer um mapeamento de processos?
Para fazer o mapeamento de processos, siga os passos abaixo:
Defina objetivos
Para começar, é importante definir qual é a finalidade do processo. Cada conjunto de procedimentos tem seus objetivos específicos, e o sucesso nessas etapas contribui para o alcance de um resultado amplo.
É preciso saber qual o motivo daquele determinado processo existir, investigando quais são os riscos envolvidos nos procedimentos e as normas que são parte deles. Verifique qual é a contribuição dada por essa fase do trabalho ao fluxo geral de atividades na corporação.
Analise os inputs e outputs
Todo processo tem uma delimitação de início e fim. Entre os limites dele, estão as áreas em que os gestores e profissionais podem exercer o controle. Inputs são os locais de entradas do processo. São todos os elementos que entram na cadeia produtiva e são transformados por ela. Podem ser, por exemplo, matérias-primas, informações e dados.
Outputs são as saídas dos processos, ou seja, são as entregas realizadas ao final do ciclo de atividades. Elas agregam valor na cadeia de produção, até chegarem ao final do fluxo de trabalho. Os outputs podem ser decisões, gráficos, projetos, produtos, dados e aprovações.
Avalie os outros componentes do processo
Os componentes do processo são os recursos utilizados para transformar inputs em outputs. Materiais, energia, máquinas, metodologias, recursos humanos e softwares de gestão são alguns deles. É importante conhecer quais são os elementos que participam do fluxo de trabalho para garantir mais controle dos procedimentos.
Observe fatores que estão problemáticos, desempenhos inferiores aos desejados e desafios que são enfrentados cotidianamente pela equipe para concretizar o trabalho. A princípio, é importante diagnosticar problemas para, em seguida, buscar soluções.
Documente os processos
É importante também realizar a documentação de todas as etapas que você realizou no seu mapeamento de processos. Com um registro bem elaborado, a equipe vai ficar melhor orientada e, assim, o cumprimento das atividades vai ser mais fácil. Faça um fluxograma e coloque-o de forma acessível para que os colaboradores possam estudá-lo antes de realizarem suas tarefas. Os resultados dessa medida são muito positivos.
Como vimos, o mapeamento de processos é fundamental para a corporação aumentar o controle dos procedimentos. Com esse recurso, é possível otimizar as práticas, corrigir desvios da meta e eliminar gargalos. A alternativa pode trazer muitos resultados positivos para a empresa, melhorando o fluxo de trabalho e facilitando o desencadeamento dos processos.
Gostou de saber mais sobre mapeamento de processos? Então, confira também o nosso post sobre como melhorar os resultados da sua empresa com um sistema de gestão!
