01. Controle de Despesas (Todas as Contas a Pagar)
Na Sismais, nós sempre recomendamos que o uso do Contas a Pagar seja feito de forma completa e correta. A verdade é que a maioria das empresas não faz esse controle, ou deixa sempre para segundo plano. Porém, agora que o faturamento foi reduzido (ou cortado por completo em muitas empresas), é de extrema importância que você entenda e esteja no controle de todos os gastos da empresa, buscando reduzir ou cortar aqueles que forem possíveis, pelo menos por um período.
Para auxiliar nesse tipo de controle, nós criamos o artigo abaixo em nossa base de conhecimento:
Em Tempos de Crise, Como Controlar e Reduzir as Despesas da Minha Empresa?
Aqueles que seguirem as instruções do artigo à risca, já estará à frente dos demais.
Para quem ainda está frequentando as empresas e trabalhando internamente, é possível aproveitar esse tempo para fazer uma contagem de estoque, ou ainda reorganizar a arrumação dos produtos dentro das lojas. Muitas empresas ficam anos sem fazer isso, agora pode ser a melhor hora.
É na crise, que surgem boas oportunidades, e agora não está sendo diferente, já vemos muitas empresas sendo criativas, seja com o método simples (mas extremamente funcional) do delivery, ou de outras formas.
Usar o poder das redes sociais neste momento é crucial. É possível tirar fotos e fazer vídeos apresentando um produto, enviar preços e fazer negociações, tudo de forma simples e rápida. Se o cliente compra, você pode entregar diretamente na casa dele (caso seja possível).
Existem muitas medidas que o governo está adotando para ajudar as empresas neste tempos difíceis e você poderá analisar elas, e pedir auxilio ao seu contador sobre o que pode ser feito.
Algumas medidas adotadas pelo governo são:
- Adiamento do pagamento de ICMS com vencimento em abril, maio, e junho para pagamento nos últimos 3 meses do ano;
- Adiamento do pagamento de FGTS;
- Medidas trabalhistas para lidar com o seu quadro de funcionários;
- Novas linhas de créditos para as pequenas empresas;
- Alguns banco estão adiando pagamento de empréstimos;
- Além de muitas outras medidas que você pode esta vendo junto ao seu contador e gerente do banco;
Outras medidas que você pode tomar:
- DESPESAS: Mapeie a situação financeira do seu negócio para, no mínimo, os próximos 3 meses. Identifique as despesas fixas, financiamentos, pagamento de fornecedores, entre outras despesas.
- CAIXA: Faça um levantamento da disponibilidade de caixa para o mesmo período: Dinheiro disponível, valores a receber, cartões de crédito e débito.
- PLANEJE: Identifique a necessidade de capital que precisará para o período, através das receitas x despesas previstas. Busque ter clareza da situação atual do negócio.
- CORTE DESPESAS: Busque identificar as despesas que podem ser eliminadas imediatamente, e corte-as.
- FRACIONE COMPRAS: Evite realizar grande quantidade de compras. Diminua o estoque. Faça as compras de acordo com a necessidade.
- DIVIDAS COM BANCOS: Contate seu gerente e veja a disponibilidade em adiar ou renegociar o pagamento de empréstimos ou financiamentos.
- CAPITAL DE GIRO: Após realizar as medidas sugeridas anteriormente, identifique se a empresa terá capital próprio para arcar com as despesas. Caso não tenha capital suficiente, antecipe sua buscas por linhas de crédito junto as intuições financeiras. Não deixe para o último momento.
É de se imaginar que ninguém vai sair comprando novos produtos para guardar em estoque. Mas uma boa forma de aproveitar esse tempo “confinados” é efetuar pesquisa de tendências e novos produtos que sua empresa pode estar ofertando no futuro. Se você fizer isso, assim que a economia retomar, a empresa sairá na frente e terá diversas novidades para oferecer aos clientes.
Os colaboradores que tem que ficar em casa, e não podem trabalhar remotamente, podem aproveitar para aprimorar suas qualificações profissionais, fazendo pesquisas, tomando cursos online, ou vendo muitos vídeos de boa qualidade que tem no próprio Youtube.
Os diretores da empresa podem estar orientando os funcionários nesse sentido. Em alguns casos, podem colocar como “dever de casa” por exemplo, onde o funcionário terá que aprender algo novo e falar sobre isso depois.
Uma busca por qualquer tema de estudo no Google ou Youtube, como por exemplo “Como melhorar minhas técnicas de venda”, pode trazer inúmeros resultados. Basta analisar as que parecerem ser mais confiáveis e de qualidade e iniciar.
Se sua empresa utiliza o Maxpró ERP, você também pode pedir ao seu colaborador para assistir a todas as vídeo aulas do sistema. Temos a certeza de que ele sempre terá algo novo a aprender, e quando as coisas voltarem ao normal, poderão tirar melhor proveito do sistema.
Não basta querer que seu funcionário esteja qualificado, e você também não fizer a sua parte. Geralmente os líderes e donos de empresas contratam funcionários que tenham qualificações variadas, para queles mesmos não tenham que tê-las. Mas, espera-se no mínimo que você tenha noção do que está fazendo, ao gerenciar um negócio.
Estar à frente de empresas não é nada fácil, só quem faz ou já fez esse papel sabe o quanto pode ser desafiador. Nesse cenário de crise então, é mais complicado ainda.
Aproveita para aprender mais sobre temas como: Gestão, Tributação, Novas Tecnologias, Tendências de Mercado, Finanças, e diversos outros temas que vão torna-lo um gestor ou líder cada vez mais eficaz.
A internet está repleta de conteúdo esses temas. Alguns são de excelente qualidade, e estão aguardando por você.
Abaixo seguem alguns links recomendados:
- sismais.com/blog
Blog mantido pela Sismais Tecnologia que contém diversos artigos sobre gestão de negócios, finanças e muito mais. - Bog InfoVarejo
Outro excelente Blog com conteúdos sobre gestão de empresas, com foco em empresas varejistas dos mais variados setores. - Curso “Fast MBA em Gestão de Pessoas”
Mesmo tendo a sigla “MBA” no nome, esse curso não é nada assustador, e pode ser muito valioso. A maioria dos pequenos empresários tem dificuldades em gestão de pessoas, esse curso busca preparar você melhor pra isso. - Playlist no Youtube com Vídeos do SEBRAE abordando o tema CORONAVÍRUS
São vídeos criados pelo SEBRAE especificamente para ajudar as empresas a lidar com toda a situação.
Obs: Você também pode apenas ouvir o conteúdo (como se fosse um Podcast). - Canal da Sismais e do Maxpró no Youtube
Em nosso canal do Youtube, temos as videoaulas que ensinam a usar o Maxpró ERP e dão exemplos práticos de como aplicar as ferramentas no dia a dia.
Além das vídeo aulas, temos também outros vídeos, como a entrevista com o contador João Paulo da Emepedro Contadores Associados, tirando dúvidas sobre emissão de notas fiscais.
E nesse período de recessão por conta da Pandemia do Coronavírus, estaremos gravando vídeos específicos que possam ajudar sua empresa. Inscreva-se em nosso canal do Youtube e siga-nos nas redes sociais para saber quando um vídeo novo for lançado.
Conclusão
Por mais difícil que seja, sua empresa fechar as portas ou diminuir drasticamente o faturamento, não é o fim do mundo. E se você agir de forma preventiva poderá amenizar os prejuízos ao máximo, e quem sabe sair da crise ainda mais forte e preparado do que quando entrou.
Depois que tudo isso passar, com base na experiência terrível que a maioria das pequenas empresas está passando, a primeira coisa que devemos aprender é: Criar uma reserva de caixa para emergências.
É algo que deve ser tratado com muita importância assim que as coisas voltarem ao normal.
Uma bela frase que ouvi certa vez foi:
“Dias ruins também acabam!”
Ou seja, uma hora essa crise vai passar, e você só irá sobreviver se estiver bem preparado e agir sempre de forma preventiva.
