Fazer reuniões é necessário para manter a equipe alinhada e ouvir novas ideias. No entanto, se não for bem planejada pode ser uma experiência nada agradável. Dentre os desapontamentos que são comuns ocorrerem nas reuniões estão: assuntos que não são de fato interessantes e que não contribuem para o desenvolvimento da equipe, estender a reunião por um tempo desnecessário e levar a equipe a ter acumulo de trabalho devido o tempo investido na reunião. Para minimizar esses efeitos, selecionamos algumas práticas que devem ser evitadas para que a reunião com a equipe seja positiva e obtenha o resultado esperado. Confira:
– Corte trivialidades
Procure cortar as conversas triviais que são comuns ocorrerem enquanto se espera a equipe toda se reunir. Quando chegar todos os que foram convocados para a reunião mude o foco da equipe para o que de fato importa. Assim, o encontro terminará mais cedo e todos poderão voltar a seus afazeres.
– Planeje o horário
Planeje o horário da reunião e o tempo gasto com ela já contando com os possíveis atrasos. Para que não se torne desgastante e as pessoas tenham compromisso em cumprir o horário sem atrasos.
– Não acumule muitos temas para discussão
Quanto mais puder focar em um assunto mais eficiente será a reunião. Procure compartilhar relatórios e outras informações antes da reunião de modo que a equipe já esteja preparada para a reunião.
– Não misture uma reunião comum com o brainstorming
Em reuniões cujos objetivos são discutir um tema ou tomada de decisão, o ideal é pedir à equipe que anote as ideias que tiverem para que possam discutir em outro momento ou para fazer brainstorming.
– Seja conclusivo
Uma ótima reunião é aquela que ocorre tomada de decisão. Não deixe o veredicto para depois para não parecer uma perda de tempo. Ao final da reunião diga o próximo passo que dará com o que foi discutido na reunião.
– Acompanhe cada projeto
Acompanhe cada projeto individualmente. Não convoque toda a equipe para acompanhar um projeto que não diz respeito a todos.
– Não faça reuniões para fortalecer a equipe
Existem outros meios para fazer com que uma equipe seja entrosada e trabalhe bem. Reuniões tem o objetivo de tomar decisões e não de unir uma equipe. Procure focar no cumprimento de objetivos e na coesão da equipe.
Portanto; para que uma reunião seja de fato eficaz e de qualidade não basta apenas agendar uma sala e um horário. É preciso estar atento nos resultados antes, durante e após a reunião. Para que não seja apenas um tempo gasto e o assunto tratado na reunião não caia em descaso.
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