Com a evolução tecnologia está cada vez mais difícil de se pensar o nosso dia a dia sem o uso dela, e isso também se aplica às empresas, pois toda tecnologia que surge é para melhorar as nossas vidas reduzindo o tempo de trabalho, aumentando produtividade dos colabores e facilitando o gerenciamento de informações que ajudam na operação dos negócios. Dentro deste contexto tecnológico estão os ERP’s (Enterprise Resource Planning) ou Sistema de Gestão empresarial que são para as empresas assim como o celular é para as nossas vidas, impossível ficar sem! Os ERPs são sistemas voltados para o gerenciamento de empresas integrando os departamentos fazendo o controle de estoques, vendas, conta a pagar e a receber, caixas, documentos fiscais e emitindo relatórios. Com um bom sistema de gestão sua empresa terá inúmeras vantagens dentre as quais pode se destacar algumas:
- Redução de mão de Obra
Talvez essa seja a principal vantagem de um ERP, pois, os sistemas de gestão tem como proposito redução de trabalho através da automação de tarefas repetitivas, um grande exemplo que podemos citar é quando um sistema tem a opção de importar uma nota fiscal através do XML recebido do fornecedor, ao importar a nota alguns sistemas já faz as seguintes tarefas:
- Inclusão dos dados da nota fiscal no sistema;
- Verificar o cadastro de produto, se não tiver já faz um pré-cadastro do produto de acordo as informações na nota fiscal;
- Verifica o cadastro do fornecedor, se não tiver o mesmo faz um pré-cadastro também;
- Verifica todos os custos dos produtos e com base em alguns parâmetros sugere um preço de venda;
- Gera os títulos a pagar no financeiro;
- Faz o lançamento no estoque dos produtos que chegaram;
- E registra tudo isso em históricos para futuras consultas e conferências;
Todas as tarefas acima se fossem executadas de forma manual, em apenas uma nota por exemplo, uma pessoa poderia levar até um dia de para executá-las, mas, se executada por um sistema, ocuparia apenas alguns minutos de um operador (funcionário que lança os dados no sistema), desta forma fica bem claro que com um sistema de gestão sua empresa terá uma grande redução de custos com mão de obra.
- Controle de Inadimplência:
Outra vantagem de se ter um ERP é que com ele a sua empresa começa a controlar melhor a sua inadimplência através de controle de usuários, controle de clientes que devem a empresa e que ainda assim insistem em comprar no crediário, aumentando a sua dívida para com a empresa, essa compra indevida passa despercebida, se não temos um sistema que nos auxilie fazendo o bloqueio automático do cliente que deve atrasado por exemplo. Nesta situação de controle de clientes podemos destacar os seguintes controles:
- Bloqueio de vendas para clientes com limite estourado;
- Bloqueio de vendas para clientes com títulos em atraso;
- Cadastros mais organizados e com dados para que possa ser feito o bloqueio do cliente junto aos órgãos de proteção ao crédito;
- Emissão de cartas de cobranças e controle de contato com o cliente para a efetivação da cobrança;
- Controle de estoque:
Para a maioria das empresas, um dos seus maiores ativos é o seu estoque, e por isso todo cuidado é pouco, pois é através do estoque bem planejado e organizado que vamos prestar um bom serviço ao cliente. Para uma boa gestão de estoques os ERP’s ajudam nas seguintes tarefas:
- Cadastros de produtos com preço de venda, custos, impostos, imagens e etc.;
- Controle da movimentação de entrada e saída aumentando o controle dos níveis de estoques.
- Auxilio na precificação, evitando marcação de produtos com preços errados;
- Reposição de estoque de acordo com a demanda;
- Consulta Rápida de estoques…;
- Consulta Rápida de preço de vendas;
- Controle Financeiro:
Um bom sistema de gestão comercial faz o controle financeiro detalhado, gerenciado toda parte de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa. Algumas funções do controle financeiro são:
- Controle de contas a receber;
- Controle de contas a pagar;
- Controle de movimentação de caixa diariamente;
- Controle de plano de contas (categoria de receitas e despesas, ajudando a saber de onde vem e para onde está indo o dinheiro da empresa);
- Fluxo de caixa, ajudando a analisar os gastos e receitas atuais e previstos para os próximos meses;
Com um controle financeiro eficiente e planejado você será capaz de tomar decisões mais acertadas e antecipar-se à possíveis gargalos de fluxo de caixa.
- Controle de Vendas:
Com um sistema de gestão sua empresa pode acompanhar o movimento diário de vendas, facilitando a sua tomada de decisões, você acompanhará em tempo real, quanto ainda falta para atingir suas metas e objetivos.
Dentro do processo de vendas podemos destacar as seguintes funções que um ERP desempenha:
- Acompanhamento de vendas por vendedor;
- Acompanhamento de vendas por clientes;
- Emissão de boletos, duplicatas, promissórias e pedidos de vendas;
- Emissão de documentos fiscais: Cupom Fiscal (ECF), NF-e, NFC-e;
- Relatórios de produtos mais vendidos;
- Gráficos para analise visual do desempenho;
- Controlar vendas em uma ou várias formas de pagamento;
- Tomada de decisões
Considerada por muitos como o recurso mais valioso que existe, a INFORMAÇÃO é extremamente importante para os negócios, pois é através dela que os empreendedores se baseiam para tomar decisões sejam elas para corrigir erros, traçar novas estratégias ou para manter a empresa no caminho do sucesso.
Nesse quesito um bom ERP se torna uma verdadeira mina de ouro pois é com base nas informações extraídas do ERP que você terá as informações necessárias para analisar o andamento do seu negócio, com um ERP você consegue obter informações como:
- Vendas por cliente, produto, cidade, vendedor, fornecedor, grupo de produtos, e etc.;
- Produtos com maior giro de estoques, maior lucratividade, melhores fornecedores, mais vendas, melhor linha de produtos e etc.
- Acompanhada de perto o crescimento das vendas, e o controle mensal das despesas;
Não importa qual seja o seu negócio, uma coisa é certa, se deseja ter sucesso, você com certeza precisa de um Sistema de Gestão! Ele será peça fundamental na busca pelo sucesso do seu negócio.
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